5S no significa limpiar y ordenar la planta antes de una auditoría – Parte 3

Para cerrar esta secuencia de posts sobre las 5S, quiero compartir alguno de los factores identificados como claves del éxito en una implementación de 5S de una multinacional con sede en Argentina:

• Compromiso de la Dirección: Este tipo de programas generan mucha resistencia ya que buscan generar cambios de hábito. Sin el compromiso del número 1, el equipo no podrá vencer estas resistencias. Esta frase está muy gastada, no? En realidad lo que se necesita es que la Dirección tenga «genuina intención de probar algo nuevo para lograr el cambio».
• Selección de un área piloto: Es fundamental elegir un sector que represente un desafío para el equipo de implementación pero que también sea permeable a los cambios. Si la primera iniciativa es exitosa, se produce una inyección de motivación al equipo. Para comenzar se eligió una línea productiva que necesitaba de la herramienta, pero no la más compleja. De esta manera, el equipo de implementación contó con un área para poder definir, aprender y realizar los ajustes necesarios para poner a punto los primeros estándares que luego serían implementados en toda la planta.
• Cronograma de implementación: La empresa realizó un cronograma por sectores. En esta tarea fue importante la delimitación clara y la correcta definición de los referentes de 5S para cada equipo.
• Entrenamiento al equipo de implementación: En este punto destacamos dos factores claves: (i) Lograr que todos comprendan que el equipo de implementación, no es un equipo de limpieza, sino que su objetivo es encontrar el mejor orden para que los problemas empiecen a salir a la luz. (ii) Transmitir claramente que se van a encontrar con muchos obstáculos en el camino pero que contarán con el apoyo de la Dirección para destrabar los factores que los excedan.
• Participación de los operarios: Los operarios de la línea son parte fundamental del equipo y deben ayudar a definir cada uno de los estándares. En definitiva ellos son quienes luego deben cumplir con los mismos, por lo tanto es muy importante que participen de las definiciones y que puedan aportar ideas. A medida que se fue avanzando en la implementación, el equipo fue ajustando y corrigiendo los problemas que iban apareciendo, en conjunto con los operarios. Luego se replicó el modelo en el resto de la planta, con los ajustes necesarios para salvar las diferencias entre sectores.
• Entrenamiento a todos los operarios y staff: Es fundamental entrenar a todos los empleados (operarios, staff, directivos) para explicar las bases de la herramienta, sus beneficios y el rol de cada persona para lograr el éxito de la implementación. Se pueden utilizar las charlas de 5 minutos en las líneas para reforzar estos conceptos. Una vez establecido el programa se incluyó el entrenamiento en la inducción que se realiza a todas las personas que ingresan a la planta, de esta manera la empresa aseguró que todos los personas son entrenadas en 5S.
• Desarrollo de un sistema de auditorías internas: Incluir representantes de todos los sectores en el equipo de auditores de 5S, incluyendo el sector de finanzas y compras, normalmente alejados del piso de fábrica. En este caso, todo el equipo de gerentes, incluído el Director formaron parte integrante del equipo de auditores. De esta manera se envió un claro mensaje para el personal acerca del compromiso de la dirección y además permitió generar nuevas instancias de recorridas por el GEMBA para el equipo directivo.

Luego de lograr la implementación y una vez identificados con facilidad los problemas que afectan a la producción, el principal desafío es contar con métodos eficaces para Resolución de Problemas y eliminación de causas raíces. De lo contrario la planta “hablará”, “contará sus problemas”, pero nadie dará solución a los mismos.

Por: Lic. María Belén Montaldo