5S no significa limpiar y ordenar la planta antes de una auditoría – Parte 3

Para cerrar esta secuencia de posts sobre las 5S, quiero compartir alguno de los factores identificados como claves del éxito en una implementación de 5S de una multinacional con sede en Argentina:

• Compromiso de la Dirección: Este tipo de programas generan mucha resistencia ya que buscan generar cambios de hábito. Sin el compromiso del número 1, el equipo no podrá vencer estas resistencias. Esta frase está muy gastada, no? En realidad lo que se necesita es que la Dirección tenga «genuina intención de probar algo nuevo para lograr el cambio».
• Selección de un área piloto: Es fundamental elegir un sector que represente un desafío para el equipo de implementación pero que también sea permeable a los cambios. Si la primera iniciativa es exitosa, se produce una inyección de motivación al equipo. Para comenzar se eligió una línea productiva que necesitaba de la herramienta, pero no la más compleja. De esta manera, el equipo de implementación contó con un área para poder definir, aprender y realizar los ajustes necesarios para poner a punto los primeros estándares que luego serían implementados en toda la planta.
• Cronograma de implementación: La empresa realizó un cronograma por sectores. En esta tarea fue importante la delimitación clara y la correcta definición de los referentes de 5S para cada equipo.
• Entrenamiento al equipo de implementación: En este punto destacamos dos factores claves: (i) Lograr que todos comprendan que el equipo de implementación, no es un equipo de limpieza, sino que su objetivo es encontrar el mejor orden para que los problemas empiecen a salir a la luz. (ii) Transmitir claramente que se van a encontrar con muchos obstáculos en el camino pero que contarán con el apoyo de la Dirección para destrabar los factores que los excedan.
• Participación de los operarios: Los operarios de la línea son parte fundamental del equipo y deben ayudar a definir cada uno de los estándares. En definitiva ellos son quienes luego deben cumplir con los mismos, por lo tanto es muy importante que participen de las definiciones y que puedan aportar ideas. A medida que se fue avanzando en la implementación, el equipo fue ajustando y corrigiendo los problemas que iban apareciendo, en conjunto con los operarios. Luego se replicó el modelo en el resto de la planta, con los ajustes necesarios para salvar las diferencias entre sectores.
• Entrenamiento a todos los operarios y staff: Es fundamental entrenar a todos los empleados (operarios, staff, directivos) para explicar las bases de la herramienta, sus beneficios y el rol de cada persona para lograr el éxito de la implementación. Se pueden utilizar las charlas de 5 minutos en las líneas para reforzar estos conceptos. Una vez establecido el programa se incluyó el entrenamiento en la inducción que se realiza a todas las personas que ingresan a la planta, de esta manera la empresa aseguró que todos los personas son entrenadas en 5S.
• Desarrollo de un sistema de auditorías internas: Incluir representantes de todos los sectores en el equipo de auditores de 5S, incluyendo el sector de finanzas y compras, normalmente alejados del piso de fábrica. En este caso, todo el equipo de gerentes, incluído el Director formaron parte integrante del equipo de auditores. De esta manera se envió un claro mensaje para el personal acerca del compromiso de la dirección y además permitió generar nuevas instancias de recorridas por el GEMBA para el equipo directivo.

Luego de lograr la implementación y una vez identificados con facilidad los problemas que afectan a la producción, el principal desafío es contar con métodos eficaces para Resolución de Problemas y eliminación de causas raíces. De lo contrario la planta “hablará”, “contará sus problemas”, pero nadie dará solución a los mismos.

Por: Lic. María Belén Montaldo

5S no significa limpiar y ordenar la planta antes de una auditoría – Parte 2

Es importante destacar que el principal objetivo de las 5S es poder controlar y mejorar los procesos, detectando desvíos rápidamente para tomar decisiones que eliminen las causas raíces de los problemas que afectan el día a día de las organizaciones. Para poder ser más productivo, hay que detectar y erradicar problemas, y para poder ver los problemas hay que tener un proceso estandarizado y un ambiente de trabajo limpio y ordenado. Sino se esconden y es imposible verlos a tiempo!

En mi opinión personal, 5S es la mejor herramienta LEAN para mejorar la visibilidad de los problema de un sector. Es una excelente práctica para poder enfrentar a los equipos de trabajo con el desafío de modificar hábitos. Para lograrlo hay que ser muy sabio desde el momento en que se decide implementar las 5S. Una correcta implementación, facilita la creación del hábito posterior.

La idea de este post es compartir algunos «Consejos» útiles para cada uno de los 5 pasos.

Las etapas son:

• SEIRI (seleccionar): En esta etapa se deben clasificar todos los elementos de un determinado puesto de trabajo en función de la frecuencia de uso. Si se usa con una alta/media frecuencia se debe dejar en el sector, si no se usa, se puede donar o regalar o guardar, lo que cada empresa decida y si se usa pero con una baja frecuencia se deberá ubicar en un sector donde no moleste a la producción, pero que sea de fácil acceso.
  • Consejo: Se pueden utilizar las tarjetas rojas para señalizar los elementos que no deben estar en el sector.

• SEITON (ordenar): Una vez que contamos con lo que necesitamos en el puesto de trabajo debemos establecer un orden, lo cual implica “definir un lugar para cada cosa y que cada cosa quede en su lugar, lista para usar”.
  • Consejo: Señalizar visualmente con cinta, fotos, pintura, etc., el cómo debe guardarse cada elemento de manera simple sin que dé lugar a duda.

• SEISO (limpieza): Una vez concluida la etapa anterior se establecen las rutinas de limpieza que deben seguir los operarios de manera diaria, para mantener lo logrado y prevenir problemas. No debe entenderse esta etapa como las actividades de limpieza que realizan las empresas contratadas, sino como a aquellas rutinas que favorezcan la inspección. Recuerde que usted descubre las rayas que tiene su auto sólo si lo lava Ud. mismo.
  • Consejo: Una vez que el sector de trabajo está limpio y ordenado resulta más sencillo encontrar las fuentes de suciedad, para eliminarlas .

• SEIKETSU (estandarización): En esta etapa se debe establecer el nuevo estándar de operación. Definir las “reglas” de orden y limpieza para cada sector de trabajo, inclusive para los nuevos. Si la empresa arma una línea nueva sin los estándares de 5S, la metodología no fue comprendida.
  • Consejo: Una excelente manera de estandarizar es realizar un manual de 5S con las normas internas de cada empresa.

• SHITSUKE (Sostener): Por último, se exige disciplina por parte de todos los empleados en el cumplimiento de los estándares. Este es el último paso, ya que para exigir disciplina es necesario establecer previamente un orden claro.
  • Consejo: Las auditorías de 5S ayudan a identificar las oportunidades de mejora.

¿Muy sencillo, no? Desde lo conceptual las 5S son muy simples, sin embargo el principal desafío no se encuentra en su implementación, sino en lograr el cambio de hábito necesario para que todos los empleados cumplan con estas nuevas normas que permiten mejorar la calidad del proceso y sostenerlo en el tiempo.

Los invito a aquellos que hayan participado de alguna implementación de 5S a que compartan sus Consejos Útiles…

Por: Lic. María Belén Montaldo

5S no significa limpiar y ordenar la planta antes de una auditoría – Parte 1

Conozco muchas empresas que han implementado o desean implementar 5S, pero muchas de ellas comenten errores al momento de la implementación y luego creen que 5S no funciona en su empresa!

La idea de este post y los siguientes es compartir algunos conceptos y puntos claves para lograr el éxito y la sustentabilidad de esta filosofía. Como pasa con varias herramientas de LEAN, debemos iniciar un proceso de transformación en el cual varios de nuestros paradigmas deben quedar en el pasado.

Antes de empezar quiero aclarar, que las 5S no tienen nada que ver con el proceso de orden y limpieza que todas las empresas hacen antes de una auditoría o de recibir a una visita. En eso todas las empresas que conozco son excelentes!! 🙂

El principal objetivo de las 5S es poder controlar el proceso y detectar desvíos rápidamente, para poder tomar decisiones que eliminen las causas raíces de los problemas que afectan el día a día de las organizaciones. La herramienta está compuesta por 5 etapas cuyo nombre en japonés comienzan con la letra “S”.

Estamos acostumbrados a gestionar a través de reportes. Organizamos una reunión diaria o semanal, en la cual solicitamos que los responsables nos cuenten el status de un proceso, el avance de un plan, los defectos de calidad, etc. De todas las formas de gestión operativas que conozco, ésta es la menos eficiente. Primero porque no permite prevenir o detener el problema, ya que se demora en recibir la información. Cuando llega el reporte ya es tarde para poder tomar alguna acción que evite que el mismo se extienda. Segundo, porque el “relato” muy pocas veces trae la información que necesitamos para comprender en profundidad el problema y atacarlo desde su causa raíz. La información que debemos buscar para entender la situación, se obtiene de primera mano, es decir, hay que estar en la planta para VER el problema con nuestros propios ojos. Lo que los japoneses llaman hacer Genchi Genbutsu.

Pero.. alcanza con ir a la planta y ver… ¡No! La planta debe estar preparada para contarnos los problemas de manera visual. Eso es la gestión visual, es la herramienta que permite «gestionar y decidir a simple vista». 5S es una herramienta con una perfecta combinación de simpleza y poder. Cuando se implementa, se pueden observar los problemas muy fácilmente en el momento en el que ocurren y así poder obtener un status del proceso al instante. Los 8 desperdicios o las MUDAS, se pueden ver rápidamente, lo que aumenta la posibilidad de eliminarlos. Taiichi Ohno decía, que los desperdicios existen para ser eliminados.

5S es una de las pocas herramientas que se utilizan con mayor frecuencia, en el inicio del despliegue de un programa LEAN, esto se debe a que es muy difícil hablar de productividad o calidad con un equipo que no ha desarrollado la habilidad de mantener un orden y una limpieza básicos en su planta.

Por: Lic. María Belén Montaldo